Was kann man alles von der Steuer absetzen? Checkliste

Was kann man alles von der Steuer absetzen? Diese Checkliste ordnet die wichtigsten Ausgaben für Arbeitnehmer, Familien, Selbstständige und Vermieter. Eine Rechnung allein reicht für den steuerlichen Abzug jedoch nicht. Die Ausgabe muss zu einer anerkannten Kategorie gehören, darf nicht bereits erstattet worden sein und ist häufig durch geeignete Unterlagen nachzuweisen. Auch die steuerliche Wirkung unterscheidet sich: Einige Positionen mindern das steuerpflichtige Einkommen, andere werden unmittelbar von der Einkommensteuer abgezogen. Für die Steuererklärung gilt jeweils die Rechtslage des betreffenden Veranlagungszeitraums, da sich einzelne Beträge und Voraussetzungen ändern können.

Was bedeutet „von der Steuer absetzen“?

Eine absetzbare Ausgabe erhalten Sie nicht automatisch vollständig zurück. Werbungskosten, Betriebsausgaben, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen verringern je nach Kategorie die Einkünfte oder den Gesamtbetrag der Einkünfte. Wie viel Steuer Sie dadurch sparen, lässt sich deshalb nicht allein aus der Höhe einer Rechnung ableiten. Ihr Einkommen, der persönliche Steuersatz, geltende Höchstbeträge und bereits berücksichtigte Pauschalen fließen ebenfalls in die Berechnung ein.

Bei Handwerkerleistungen und haushaltsnahen Dienstleistungen funktioniert die Entlastung anders. Die zulässige Steuerermäßigung wird innerhalb der gesetzlichen Grenzen direkt von der tariflichen Einkommensteuer abgezogen. Zwei gleich hohe Ausgaben können sich daher unterschiedlich auf den Steuerbescheid auswirken, wenn sie verschiedenen Abzugskategorien angehören.

Was kann man alles von der Steuer absetzen Checkliste im Überblick

Für eine erste Sortierung lassen sich die absetzbaren Ausgaben in acht Bereiche gliedern. Ob das Finanzamt einen einzelnen Betrag berücksichtigt, richtet sich nach dem Anlass der Ausgabe, den gesetzlichen Voraussetzungen und den vorhandenen Nachweisen.

Kostenart	Typische Beispiele	Steuerliche Wirkung
Werbungskosten	Arbeitsweg, Arbeitsmittel, Fortbildung, Bewerbung, Homeoffice, Dienstreise, doppelte Haushaltsführung	Mindern die Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit
Sonderausgaben	Altersvorsorge, Kranken- und Pflegeversicherung, Kirchensteuer, Spenden, begünstigte Ausbildungskosten	Mindern den Gesamtbetrag der Einkünfte im gesetzlichen Umfang
Außergewöhnliche Belastungen	Nicht erstattete Krankheits- und Pflegekosten sowie bestimmte behinderungsbedingte Aufwendungen	Abzug häufig erst oberhalb der zumutbaren Belastung
Haushaltsnahe Dienstleistungen	Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst sowie bestimmte Pflege- und Betreuungsleistungen	Direkte Ermäßigung der Einkommensteuer
Handwerkerleistungen	Renovierung, Erhaltung, Wartung und Modernisierung im Haushalt	Direkte Ermäßigung für begünstigte Arbeitskosten
Kinder und Familie	Kinderbetreuung, begünstigtes Schulgeld und bestimmte Unterhaltsleistungen	Je nach Ausgabe Sonderausgabe oder außergewöhnliche Belastung
Vermietung	Darlehenszinsen, Reparaturen, Verwaltung, Abschreibung und objektbezogene Nebenkosten	Mindern die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung
Selbstständige Tätigkeit	Büro, Software, Telefon, betriebliche Fahrten, Versicherungen, Personal und Fortbildung	Betriebsausgaben mindern den steuerpflichtigen Gewinn

Werbungskosten für Arbeitnehmer

Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung beruflicher Einnahmen. Bei Arbeitnehmern berücksichtigt das Finanzamt automatisch einen Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro im Jahr. Erst wenn die tatsächlichen Werbungskosten diesen Betrag insgesamt übersteigen, führen zusätzliche Angaben regelmäßig zu einer weitergehenden Minderung der Einkünfte.

Zu den häufigsten Werbungskosten zählen:

• Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte,
• beruflich genutzte Computer, Telefone, Werkzeuge und Fachliteratur,
• typische Berufskleidung und deren Reinigung,
• Fortbildungen, Umschulungen und beruflich veranlasste Sprachkurse,
• Bewerbungs-, Reise- und Umzugskosten mit beruflichem Zusammenhang,
• Beiträge zu Berufsverbänden und Gewerkschaften,
• Aufwendungen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung.

Für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte beträgt die Entfernungspauschale nach geltender Gesetzeslage 0,38 Euro je vollem Kilometer der einfachen Entfernung. Sie ist grundsätzlich auf 4.500 Euro pro Kalenderjahr begrenzt. Nutzen Sie einen eigenen oder einen zur Nutzung überlassenen Kraftwagen, kann auch ein höherer Betrag berücksichtigt werden.

Beim Arbeiten in der häuslichen Wohnung kommt unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Tagespauschale von 6 Euro für höchstens 210 Tage infrage. Damit sind maximal 1.260 Euro im Kalenderjahr möglich. Ein abgeschlossenes Arbeitszimmer ist hierfür nicht erforderlich. Ob die Pauschale für einen konkreten Tag zulässig ist, hängt insbesondere davon ab, ob ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht und in welchem Umfang zu Hause gearbeitet wurde.

Arbeitsmittel und berufliche Weiterbildung

Bei Arbeitsmitteln kommt es auf die berufliche Nutzung an. Ein ausschließlich beruflich verwendeter Gegenstand kann grundsätzlich vollständig berücksichtigt werden. Nutzen Sie beispielsweise einen Computer oder ein Smartphone auch privat, muss der berufliche Anteil anhand der tatsächlichen Verhältnisse aufgeteilt werden. Bei höherwertigen Gegenständen kann statt eines sofortigen Abzugs eine Verteilung über die steuerliche Nutzungsdauer erforderlich sein.

Fortbildungskosten sind von den Kosten einer erstmaligen Berufsausbildung zu unterscheiden. Dient eine Bildungsmaßnahme der ausgeübten oder einer angestrebten beruflichen Tätigkeit und besteht bereits eine abgeschlossene Erstausbildung oder findet die Ausbildung im Rahmen eines Dienstverhältnisses statt, kann ein Werbungskostenabzug möglich sein. Aufwendungen für eine erstmalige Berufsausbildung außerhalb eines Dienstverhältnisses fallen dagegen regelmäßig unter den begrenzten Sonderausgabenabzug.

Erstattet der Arbeitgeber eine Ausgabe steuerfrei, darf derselbe Betrag nicht nochmals als Werbungskosten angesetzt werden. Bei gemischt beruflich und privat genutzten Arbeitsmitteln ist zudem nur der nachvollziehbar berufliche Anteil abziehbar.

Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen

Sonderausgaben sind private Aufwendungen, denen das Einkommensteuergesetz ausdrücklich eine steuerliche Wirkung zuweist. Dazu gehören insbesondere Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung, zur Basisversorgung im Alter sowie zur Basis-Kranken- und Pflegeversicherung. Weitere Versicherungsbeiträge, etwa zur Haftpflicht-, Arbeitslosen- oder Berufsunfähigkeitsversicherung, können ebenfalls erfasst werden. Eine zusätzliche Entlastung entsteht daraus allerdings nicht in jedem Fall. Das gilt vor allem, wenn Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge die jeweiligen Höchstbeträge bereits ausschöpfen.

Auch gezahlte Kirchensteuer, begünstigte Spenden und bestimmte Ausbildungskosten zählen zu den Sonderausgaben. Spenden für steuerbegünstigte Zwecke sind grundsätzlich bis zu 20 Prozent des Gesamtbetrags der Einkünfte abziehbar; nicht genutzte Beträge können unter den gesetzlichen Voraussetzungen vorgetragen werden. Für bestimmte Sonderausgaben berücksichtigt das Finanzamt ohne höheren Nachweis einen Pauschbetrag von 36 Euro beziehungsweise 72 Euro bei zusammen veranlagten Ehegatten.

Außergewöhnliche Belastungen betreffen zwangsläufige, notwendige und angemessene Ausgaben, die vergleichbare Steuerpflichtige üblicherweise nicht in dieser Höhe tragen. Dazu können selbst getragene Krankheitskosten, ärztlich verordnete Medikamente, Zahnersatz, Hilfsmittel und bestimmte Pflegekosten gehören. Erstattungen der Krankenkasse oder anderer Stellen sind abzuziehen. Bei allgemeinen außergewöhnlichen Belastungen wirkt sich regelmäßig nur der Teil aus, der die individuell berechnete zumutbare Belastung übersteigt.

Bei Krankheitskosten sollten Rechnungen, Verordnungen, Zuzahlungsbelege und Erstattungsmitteilungen zusammen aufbewahrt werden. Für einzelne Behandlungen oder Heilmittel verlangt das Steuerrecht besondere Nachweise. Je nach Art der Leistung kann ein solcher Nachweis bereits vor Beginn der Behandlung erforderlich sein. Ausgaben, die lediglich der allgemeinen Gesundheit dienen, werden ohne belegte medizinische Notwendigkeit nicht ohne Weiteres als außergewöhnliche Belastung anerkannt.

Für Menschen mit Behinderung und für Pflegepersonen bestehen daneben gesetzliche Pauschbeträge. Ob tatsächliche Kosten, ein Pauschbetrag oder eine Kombination verschiedener Regelungen günstiger und zulässig ist, muss anhand des Einzelfalls geprüft werden.

Haushalt, Handwerker und Ausgaben für Kinder

Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen mindern nicht das Einkommen, sondern unmittelbar die tarifliche Einkommensteuer. Für einen haushaltsnahen Minijob können 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens 510 Euro im Jahr, berücksichtigt werden. Bei anderen haushaltsnahen Beschäftigungsverhältnissen und Dienstleistungen beträgt die Ermäßigung 20 Prozent, höchstens 4.000 Euro. Für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsarbeiten durch Handwerker sind 20 Prozent der begünstigten Aufwendungen bis zu einer Steuerermäßigung von 1.200 Euro möglich.

Bei Handwerkerleistungen werden ausschließlich Arbeitskosten begünstigt, nicht das Material. Erforderlich sind eine Rechnung und die Zahlung auf das Konto des Leistungserbringers. Eine Barzahlung reicht nicht aus. Weitere Einzelheiten enthält der Beitrag Handwerkerleistungen von der Steuer absetzen.

Auch Mieter können über ihre Betriebskostenabrechnung begünstigte Kosten für Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege oder Wartungsarbeiten geltend machen. Maßgeblich ist, dass die jeweiligen Arbeitsanteile nachvollziehbar ausgewiesen sind. Eine ausführliche Einordnung bietet der Ratgeber Welche Nebenkosten können Mieter von der Steuer absetzen?.

Für Kinderbetreuung können 80 Prozent der Aufwendungen, höchstens 4.800 Euro je Kind und Jahr, als Sonderausgaben abgezogen werden. Begünstigt sind grundsätzlich Kinder, die zum Haushalt gehören und das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Für Kinder mit einer früh eingetretenen Behinderung gilt eine besondere Regelung. Unterricht, Freizeitangebote und die Vermittlung besonderer Fähigkeiten zählen nicht zu den Kinderbetreuungskosten. Auch hier sind Rechnung und unbare Zahlung erforderlich.

Beim Besuch einer begünstigten Privatschule können 30 Prozent des Schulgelds, höchstens 5.000 Euro je Kind und Jahr, abziehbar sein. Entgelte für Beherbergung, Betreuung und Verpflegung bleiben dabei außer Ansatz.

Was können Selbstständige und Vermieter absetzen?

Bei Selbstständigen und Gewerbetreibenden gelten betrieblich veranlasste Aufwendungen grundsätzlich als Betriebsausgaben. Typische Beispiele sind Büromiete, betriebliche Versicherungen, Software, Telefon- und Internetkosten, Waren, Fremdleistungen, Personalkosten, Fortbildungen und Geschäftsreisen. Private Anteile müssen ausgesondert werden. Dient ein angeschafftes Wirtschaftsgut längerfristig dem Betrieb, sind die Kosten je nach Art und Höhe nicht zwingend sofort vollständig abziehbar, sondern gegebenenfalls über die Nutzungsdauer abzuschreiben.

Vermieter können Aufwendungen abziehen, die wirtschaftlich mit steuerpflichtigen Mieteinnahmen zusammenhängen. Dazu zählen beispielsweise Darlehenszinsen, Gebäudeabschreibung, Grundsteuer, Versicherungen, Verwaltungskosten und viele Erhaltungsaufwendungen. Die Tilgung eines Immobiliendarlehens ist dagegen keine Werbungskostenposition. Bei gemischt genutzten Immobilien ist nur der vermietete Anteil zu berücksichtigen.

Renovierungskosten können sofort abziehbar sein, zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten gehören oder als anschaffungsnahe Herstellungskosten einzuordnen sein. Die steuerliche Behandlung lässt sich daher nicht allein anhand der Rechnungsbezeichnung bestimmen. Einen vertiefenden Überblick gibt der Beitrag über Werbungskosten bei Vermietung.

Nachweise, nicht abziehbare Kosten und typische Fehler

Ausgaben der privaten Lebensführung sind grundsätzlich nicht abziehbar. Dazu gehören etwa Lebensmittel, gewöhnliche Kleidung, private Urlaubsreisen sowie die Miete einer ausschließlich privat genutzten Wohnung. Auch Buß- und Verwarnungsgelder lassen sich nicht durch ihre berufliche oder betriebliche Veranlassung in einen gewöhnlichen Steuerabzug umwandeln.

Bei gemischt veranlassten Aufwendungen ist eine Aufteilung nur möglich, wenn ein objektiver und nachvollziehbarer Maßstab besteht. Eine bloße Schätzung ohne belastbare Grundlage kann zur Kürzung führen. Ebenso unzulässig ist es, denselben Betrag doppelt anzusetzen oder bereits erstattete Kosten ungekürzt zu erklären.

Rechnungen und andere Belege müssen der Einkommensteuererklärung grundsätzlich nicht unaufgefordert beigefügt werden. Sie sollten dennoch geordnet aufbewahrt werden, weil das Finanzamt sie anfordern kann. Für einzelne Abzüge gelten zusätzliche formale Bedingungen. Bei Kinderbetreuung, haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen gehören eine Rechnung und eine unbare Zahlung zu den gesetzlichen Voraussetzungen.

Prüfen Sie vor der Abgabe insbesondere:

• Wurde jede Ausgabe der richtigen Einkunftsart oder Abzugskategorie zugeordnet?
• Sind Erstattungen des Arbeitgebers, der Versicherung oder anderer Stellen abgezogen?
• Wurde beim Arbeitsweg nur die einfache Entfernung angesetzt?
• Sind private und berufliche beziehungsweise betriebliche Anteile sauber getrennt?
• Liegen für besonders nachweispflichtige Ausgaben Rechnungen und Zahlungsbelege vor?

Fazit: Eine Checkliste ersetzt nicht die Einzelfallprüfung

Welche Kosten Sie von der Steuer absetzen können, hängt von der Art der Ausgabe, ihrem Zusammenhang mit steuerpflichtigen Einnahmen und den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen ab. Wer Belege bereits während des laufenden Jahres nach Kostenarten ordnet, übersieht bei der Steuererklärung weniger leicht eine abzugsfähige Position. Pauschbeträge und Höchstgrenzen vereinfachen die Erklärung, ersetzen aber keine sachgerechte Zuordnung. Bei gemischter Nutzung, hohen Krankheitskosten, Vermietung oder betrieblichen Anschaffungen kommt es besonders auf den konkreten Sachverhalt an. Dieser Überblick dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.

Häufige Fragen

Quellen und Rechtsgrundlagen

• § 4 EStG (Betriebsausgaben und Gewinnermittlung)
• § 9 EStG (Werbungskosten)
• § 9a EStG (Arbeitnehmer-Pauschbetrag)
• § 10 EStG (Sonderausgaben, Kinderbetreuung und Schulgeld)
• § 10b EStG (steuerbegünstigte Zwecke und Spenden)
• § 10c EStG (Sonderausgaben-Pauschbetrag)
• § 33 EStG (außergewöhnliche Belastungen)
• § 35a EStG (haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen)
• Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen: Häusliches Arbeiten
• ELSTER: Umgang mit Belegen zur Einkommensteuererklärung