Bilanzierungspflicht: Wer muss eine Bilanz erstellen?

Q: Muss ein Einzelunternehmer bei 80.000 Euro Gewinn bilanzieren?

Die Grenze nach § 141 AO wird erst bei einem Gewinn von mehr als 80.000 Euro überschritten. Daneben ist zu prüfen, ob unabhängig davon eine handelsrechtliche Buchführungspflicht besteht oder die Befreiung für Einzelkaufleute greift.

Michael Schmitz

Ob ein Betrieb eine Bilanz erstellen muss, hängt nicht allein von seinem Umsatz ab. Rechtsform, Kaufmannseigenschaft und steuerliche Grenzwerte geben für die Bilanzierungspflicht den Ausschlag. Eine GmbH bilanziert unabhängig von ihrer Größe. Ein Einzelunternehmen kann unter bestimmten Voraussetzungen seinen Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln. Der Zeitpunkt zählt: Wer eine steuerliche Grenze überschreitet, muss deshalb nicht rückwirkend eine Bilanz für dasselbe Jahr erstellen. Welche Regel im Betrieb greift, entscheidet darüber, wie ein Wechsel zur Bilanz vorbereitet werden muss.

Was bedeutet Bilanzierungspflicht?

Eine Bilanz stellt Vermögen und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag gegenüber. Zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die Erträge und Aufwendungen eines Zeitraums erfasst, bildet sie den Jahresabschluss nach dem Handelsgesetzbuch (HGB). Wer bilanzieren muss, führt dafür grundsätzlich Bücher nach den Regeln der doppelten Buchführung. Die einzelnen Geschäftsvorfälle werden laufend erfasst; zum Abschluss müssen unter anderem Bestände, Forderungen und Verbindlichkeiten zutreffend berücksichtigt werden.

Die Buchführungspflicht kann aus dem Handelsrecht oder unmittelbar aus dem Steuerrecht folgen. Kaufleute müssen nach dem HGB Bücher führen und Jahresabschlüsse erstellen. Gewerbliche Unternehmer sowie land- und forstwirtschaftliche Betriebe können außerdem nach der Abgabenordnung (AO) steuerlich buchführungspflichtig werden. Wer bereits nach Handelsrecht Bücher führen muss, hat diese Pflicht gemäß § 140 AO grundsätzlich auch für die Besteuerung zu erfüllen. Eine einzelne Umsatzgrenze beantwortet die Frage nach der Bilanz daher nicht.

Wer muss eine Bilanz erstellen?

Je nach Rechtsform unterscheiden sich die Voraussetzungen. Die Übersicht bietet eine erste Einordnung. Ob die Tätigkeit gewerblich oder freiberuflich ausgeübt wird, muss für den jeweiligen Betrieb geprüft werden.

Unternehmensform	Grundsätzliche Einordnung
GmbH, UG und AG	Bilanz und GuV unabhängig von Umsatz und Gewinn
OHG, KG und GmbH & Co. KG	Grundsätzlich handelsrechtlich bilanzierungspflichtig
Einzelkaufleute (e. K.)	Grundsätzlich Pflicht; Befreiung nach § 241a HGB möglich
Gewerbliches Einzelunternehmen ohne Kaufmannseigenschaft und gewerbliche GbR	EÜR möglich, solange keine steuerliche Buchführungspflicht besteht
Freiberuflich tätige Einzelpersonen und freiberufliche GbR	Regelmäßig keine Bilanzpflicht allein wegen hoher Einnahmen oder Gewinne
Land- und forstwirtschaftlicher Betrieb	Steuerliche Buchführungspflicht bei Überschreiten der gesetzlichen Grenzen möglich

Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG bleiben auch dann bilanzierungspflichtig, wenn sie geringe Umsätze erzielen oder vorübergehend keine Geschäfte tätigen. Wer eine solche Rechtsform plant, sollte die laufenden Rechnungslegungspflichten bereits bei der Gründung einer GmbH berücksichtigen. Auch Personenhandelsgesellschaften wie OHG und KG fallen grundsätzlich unter das kaufmännische Bilanzrecht. Die Befreiung für kleine Einzelkaufleute lässt sich nicht auf diese Gesellschaften übertragen.

Bei Freiberuflern ist die tatsächliche Einordnung der Tätigkeit ausschlaggebend. Eine selbstständig tätige Ärztin oder ein freiberuflicher Berater wird nicht allein aufgrund hoher Einnahmen nach § 141 AO buchführungspflichtig. Wird die Tätigkeit jedoch durch eine GmbH ausgeübt, gelten die Regeln der Kapitalgesellschaft. Eine gewerblich tätige GbR kann wiederum auch ohne handelsrechtliche Buchführungspflicht die steuerlichen Grenzen überschreiten.

Welche Umsatz- und Gewinngrenzen gelten?

Für gewerbliche Unternehmer, die nicht bereits nach Handelsrecht Bücher führen müssen, ist § 141 AO maßgeblich. Eine steuerliche Buchführungspflicht kommt in Betracht, wenn der Gesamtumsatz mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr oder der Gewinn aus Gewerbebetrieb mehr als 80.000 Euro im Wirtschaftsjahr beträgt. Eine der beiden Überschreitungen genügt. Die Beträge gelten nicht als allgemeine Freigrenze für jede Rechtsform: Eine GmbH muss auch weit darunter bilanzieren.

Bei eingetragenen Einzelkaufleuten ist zusätzlich § 241a HGB zu prüfen. Danach entfällt die handelsrechtliche Buchführungs- und Bilanzierungspflicht, wenn an den Abschlussstichtagen zweier aufeinanderfolgender Geschäftsjahre jeweils höchstens 800.000 Euro Umsatzerlöse und höchstens 80.000 Euro Jahresüberschuss vorliegen. Bei einer Neugründung kann schon der erste Abschlussstichtag für diese Befreiung genügen. „Umsatzerlöse“ und „Jahresüberschuss“ nach HGB sind dabei nicht ohne Weiteres mit den steuerlichen Größen des § 141 AO gleichzusetzen.

Die handelsrechtliche Befreiung eines Einzelkaufmanns schließt eine steuerliche Buchführungspflicht somit nicht aus. Umgekehrt bedeutet die Einhaltung der AO-Grenzen nicht, dass nach Handelsrecht keine Bücher zu führen sind. Beide Prüfungen gehören zusammen, insbesondere wenn ein Betrieb wächst oder seine Rechtsform ändert.

Wann beginnt die Bilanzierungspflicht?

Entsteht die Pflicht nach § 141 AO durch Überschreiten einer Grenze, weist das Finanzamt den Unternehmer mit einer Mitteilung auf den Beginn hin. Die Buchführung ist dann vom Anfang des Wirtschaftsjahres an zu erfüllen, das auf die Bekanntgabe dieser Mitteilung folgt. Eine Grenzüberschreitung führt damit nicht automatisch zur rückwirkenden Bilanzpflicht für das Jahr, in dem sie festgestellt wurde. Ohne eine solche Mitteilung darf allerdings eine bereits bestehende handelsrechtliche Pflicht nicht übersehen werden.

Nach Handelsrecht müssen Kaufleute grundsätzlich ab Beginn ihres Handelsgewerbes Bücher führen und eine Eröffnungsbilanz sowie spätere Jahresabschlüsse erstellen. Für Einzelkaufleute kann die gesetzliche Befreiung greifen. Bei einer GmbH folgt die Rechnungslegungspflicht bereits aus der Rechtsform. Die Schwellenwerte des § 141 AO bestimmen ihren Beginn daher nicht.

Vor einem Wechsel sollten die Zahlen frühzeitig betrachtet werden. Ein wachsendes Unternehmen muss klären, welche Bestände, Forderungen und Schulden vorhanden sind und ab welchem Wirtschaftsjahr die neue Gewinnermittlungsart anzuwenden ist. Das gilt ebenso beim Wechsel vom Einzelunternehmen zur Kapitalgesellschaft: Die neue Rechtsform bringt eigene Bilanzpflichten mit sich.

Wann reicht eine Einnahmenüberschussrechnung?

Wer weder gesetzlich zur Buchführung und zu regelmäßigen Abschlüssen verpflichtet ist noch freiwillig Bücher führt und Abschlüsse erstellt, kann seinen Gewinn grundsätzlich nach § 4 Abs. 3 EStG als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln. Diese EÜR knüpft im Grundsatz an Zahlungen an. Bei der Bilanzierung werden Geschäftsvorfälle dagegen wirtschaftlich dem zutreffenden Zeitraum zugeordnet; offene Rechnungen oder Rückstellungen können deshalb eine andere Rolle spielen.

Die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung entscheidet nicht über die Gewinnermittlungsart. Eine kleine GmbH kann umsatzsteuerlich unter diese Regelung fallen und dennoch bilanzierungspflichtig sein. Ebenso ist ein Freiberufler mit hohen Honoraren nicht allein wegen dieser Höhe zur Bilanz verpflichtet. Wer freiwillig bilanziert, sollte die Folgen für die laufende Buchführung und einen späteren Wechsel zurück zur EÜR vorab prüfen.

Was ändert sich beim Wechsel zur Bilanz?

Mit der doppelten Buchführung müssen Geschäftsvorfälle fortlaufend auf Konten erfasst werden. Der Jahresabschluss stützt sich unter anderem auf eine Bestandsaufnahme und auf die Abstimmung von Bank, Kasse, Forderungen, Verbindlichkeiten und Anlagevermögen. Bei einem Wechsel von der EÜR ist insbesondere die Eröffnungsbilanz sorgfältig vorzubereiten: Wirtschaftsgüter und Schulden müssen vollständig aufgenommen und bewertet werden. Übergangsgewinn oder Übergangsverlust können entstehen, weil EÜR und Bilanz Geschäftsvorfälle zeitlich unterschiedlich erfassen.

Eine Bilanz allein genügt meist nicht. Zum handelsrechtlichen Jahresabschluss gehört regelmäßig auch die GuV; Kapitalgesellschaften haben darüber hinaus grundsätzlich ergänzende Rechnungslegungsvorschriften zu beachten. Für steuerliche Zwecke sind Bilanz und GuV grundsätzlich elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz zu übermitteln (E-Bilanz). Die Pflicht zur Erstellung ist von einer möglichen Offenlegung im Unternehmensregister zu unterscheiden: Nicht jeder bilanzierende Einzelunternehmer muss seinen Abschluss öffentlich zugänglich machen.

Zur Vorbereitung gehört auch eine geordnete Ablage. Bücher, Jahresabschlüsse und Belege unterliegen unterschiedlichen Anforderungen an die Aufbewahrung. Einen Überblick bietet der Beitrag über die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen. Die Ablage sollte nachvollziehbar sein, damit sich Geschäftsvorfälle später prüfen und die Bilanzwerte belegen lassen.

Welche Fehler treten bei der Einordnung häufig auf?

Ein verbreiteter Fehler ist die Aussage, jedes Einzelunternehmen müsse ab einem bestimmten Umsatz sofort bilanzieren. Für die Antwort kommt es auf die Kaufmannseigenschaft, die mögliche handelsrechtliche Befreiung und gegebenenfalls die Mitteilung des Finanzamts an. Auch die Zwei-Jahres-Betrachtung des § 241a HGB lässt sich nicht auf § 141 AO übertragen. Die steuerliche Vorschrift regelt selbst, wen sie erfasst und wann die Pflicht beginnt.

Auch „Kleinunternehmer“, „Kleingewerbe“ und „Freiberufler“ sollten nicht vermischt werden. Der erste Begriff betrifft die Umsatzsteuer, der zweite typischerweise einen Gewerbebetrieb ohne kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb und der dritte eine steuerliche Tätigkeitsart. Keiner beantwortet allein die Frage nach der Bilanz.

Schließlich ist Bilanzierung nicht mit Veröffentlichung gleichzusetzen. Der Umfang des Jahresabschlusses und die Offenlegung richten sich nach weiteren Vorschriften. Wenn Rechtsform, Wachstum und Gewinnermittlung zusammenwirken, hilft eine Prüfung im Rahmen der Steuerberatung für Unternehmen, die Pflichten für den konkreten Betrieb abzugrenzen.

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Fazit: Rechtsform und Rechtsgrundlage getrennt prüfen

Die Bilanzierungspflicht lässt sich nicht auf eine einzige Umsatz- oder Gewinngrenze reduzieren. Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften sind grundsätzlich bilanzierungspflichtig; bei Einzelkaufleuten kann eine handelsrechtliche Befreiung greifen. Für andere gewerbliche Betriebe kommen die steuerlichen Grenzen und der Beginn nach einer Mitteilung des Finanzamts hinzu. Freiberuflich Tätige dürfen unter den gesetzlichen Voraussetzungen regelmäßig die EÜR nutzen. Wer die eigene Situation beurteilen will, sollte daher zuerst Rechtsform und Kaufmannseigenschaft klären, dann die einschlägigen Grenzen prüfen und schließlich den richtigen Zeitpunkt für einen möglichen Wechsel bestimmen. Der Einzelfall entscheidet.

Häufige Fragen

Muss eine GmbH auch ohne Umsatz eine Bilanz erstellen?

Ja. Die handelsrechtliche Pflicht zur Aufstellung eines Jahresabschlusses hängt bei einer GmbH grundsätzlich nicht davon ab, ob sie bereits Umsätze erzielt. Der genaue Umfang weiterer Pflichten richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften.

Muss ein Einzelunternehmer bei 80.000 Euro Gewinn bilanzieren?

Die Grenze nach § 141 AO wird erst bei einem Gewinn von mehr als 80.000 Euro überschritten. Daneben ist zu prüfen, ob unabhängig davon eine handelsrechtliche Buchführungspflicht besteht oder die Befreiung für Einzelkaufleute greift.

Müssen Freiberufler ab einer bestimmten Umsatzhöhe bilanzieren?

Für eine freiberuflich tätige Einzelperson entsteht allein durch hohe Einnahmen keine Buchführungspflicht nach den gewerblichen Grenzwerten des § 141 AO. Bei einer Tätigkeit in anderer Rechtsform kann die Beurteilung abweichen.

Ist die Bilanz sofort nach Überschreiten der AO-Grenze Pflicht?

Nein. Nach § 141 AO beginnt die Pflicht grundsätzlich mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung des Finanzamts folgt. Bereits bestehende handelsrechtliche Pflichten gelten unabhängig davon.

Kann ein Unternehmen freiwillig bilanzieren?

Ja. Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist, kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen freiwillig Bücher führen und Abschlüsse erstellen. Die Entscheidung beeinflusst die Gewinnermittlung und sollte nicht erst nach Ablauf des betreffenden Wirtschaftsjahres getroffen werden.