Abschreibung Computer

Bei der Abschreibung von Computern können Unternehmen und Selbstständige für begünstigte Hardware regelmäßig eine Nutzungsdauer von einem Jahr ansetzen. Dadurch lassen sich die Anschaffungskosten häufig vollständig im Jahr des Kaufs berücksichtigen – auch wenn der Computer mehr als 800 Euro kostet. Steuerlich handelt es sich dennoch nicht um eine klassische Sofortabschreibung. Maßgeblich sind die Einordnung des Geräts, die richtige Bemessungsgrundlage und eine nachvollziehbare Dokumentation. Zur Einordnung gehören deshalb auch die Unterschiede zum geringwertigen Wirtschaftsgut und die Berechnung des tatsächlich abziehbaren Betrags.

Wie funktioniert die Abschreibung eines Computers?

Wird ein Computer zur Erzielung von Einkünften genutzt und erstreckt sich seine Verwendung über mehr als ein Jahr, werden seine Anschaffungs- oder Herstellungskosten grundsätzlich über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt. Diese Absetzung für Abnutzung, kurz AfA, richtet sich nach § 7 Abs. 1 EStG.

Für bestimmte Computerhardware sowie Betriebs- und Anwendersoftware lässt die Finanzverwaltung eine Nutzungsdauer von einem Jahr zu. Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022. Die Regelung gilt für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2020 enden, und bei Überschusseinkünften ab dem Veranlagungszeitraum 2021.

Die einjährige Nutzungsdauer ist keine eigene Abschreibungsmethode und keine gesetzliche Sofortabschreibung. Die Finanzverwaltung beanstandet jedoch nicht, wenn die vollständige AfA im Jahr der Anschaffung oder Herstellung vorgenommen wird. Eine monatsgenaue Kürzung nach § 7 Abs. 1 Satz 4 EStG ist in diesem Fall nicht erforderlich. Wer eine längere tatsächliche Nutzungsdauer zugrunde legen möchte, darf von der Ein-Jahr-Annahme abweichen.

Welche Geräte fallen unter die einjährige Nutzungsdauer?

Das BMF-Schreiben erfasst Computerhardware einschließlich der dazugehörigen Peripheriegeräte. Dazu zählen insbesondere:

• Desktop-Computer, Notebooks, Tablets und Workstations,
• Desktop- und mobile Thin-Clients,
• Dockingstationen und externe Netzteile,
• externe Speicher wie Festplatten und USB-Sticks,
• Tastaturen, Mäuse, Scanner, Kameras und Grafiktabletts,
• Monitore, Drucker, Beamer, Headsets, Mikrofone und Lautsprecher sowie
• bestimmte Datenverarbeitungsgeräte und Small-Scale-Server.

Auch Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und Datenverarbeitung ist einbezogen. Neben Standardsoftware können darunter individuell angepasste Anwendungen, ERP-Systeme oder Warenwirtschaftssoftware fallen.

Nicht jede technische Anschaffung ist automatisch begünstigte Computerhardware. Bei größeren Serveranlagen, Netzwerkkomponenten oder gemischten IT-Systemen kommt es auf die konkrete Funktion und Einordnung an. Eine vertiefende Abgrenzung bietet der Beitrag zur Abschreibung von Servern.

Wie werden die Anschaffungskosten berechnet?

Bemessungsgrundlage der Abschreibung sind nicht zwingend nur die auf der Rechnung ausgewiesenen Gerätekosten. Zu den Anschaffungskosten gehören der Kaufpreis abzüglich Rabatten und Skonti sowie Nebenkosten, die erforderlich sind, um den Computer in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Dazu können Versandkosten und eine notwendige Erstinstallation gehören. Laufende Wartung, Support oder Cloud-Abonnements sind dagegen regelmäßig gesondert zu beurteilen.

Ist das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, gehört die abziehbare Vorsteuer nach § 9b Abs. 1 EStG nicht zu den Anschaffungskosten. Die AfA wird dann grundsätzlich aus dem Nettobetrag berechnet. Ohne Vorsteuerabzug, etwa bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung, bildet regelmäßig der Bruttobetrag die Ausgangsgröße.

Enthält eine Rechnung einen Computer, Zubehör, Software und Dienstleistungen, sollte der Gesamtpreis nachvollziehbar aufgeteilt werden. Laufende Leistungen bleiben dadurch von den Bestandteilen getrennt, für die eine Abschreibung nach der Ein-Jahr-Regel in Betracht kommt.

Einjährige Nutzungsdauer, GWG oder Sammelposten?

Die einjährige Nutzungsdauer wird häufig mit der Regelung für geringwertige Wirtschaftsgüter verwechselt. Beide Wege können zu einer schnellen steuerlichen Berücksichtigung führen, beruhen aber auf unterschiedlichen Voraussetzungen.

Regelung	Wesentliche Voraussetzungen	Steuerliche Behandlung
Einjährige Nutzungsdauer	Vom BMF-Schreiben erfasste Hardware oder Software; keine Wertgrenze	AfA nach § 7 EStG; vollständiger Abzug im Anschaffungsjahr wird nicht beanstandet
GWG	Abnutzbar, beweglich, selbstständig nutzbar; höchstens 800 Euro ohne abziehbare Vorsteuer	Vollständiger Betriebsausgabenabzug im Anschaffungsjahr möglich
Sammelposten	Selbstständig nutzbar; mehr als 250 bis höchstens 1.000 Euro ohne abziehbare Vorsteuer	Auflösung mit jeweils einem Fünftel über fünf Wirtschaftsjahre

Für die Ein-Jahr-Regel besteht weder eine Grenze von 800 Euro noch die GWG-spezifische Voraussetzung der selbstständigen Nutzbarkeit. Wird ein Wirtschaftsgut jedoch in einen Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG aufgenommen, bleibt es bei dessen Auflösung über fünf Jahre. Die kürzere Nutzungsdauer des einzelnen Geräts verändert den Sammelposten nicht.

Andere Teile der Büroausstattung unterliegen eigenen Nutzungsdauern. Das gilt insbesondere für Schreibtische, Regale und Bürostühle. Die Unterschiede erläutert der Beitrag zur Abschreibung von Büromöbeln.

Beispiele für die Abschreibung von Computer und Zubehör

Die folgenden vereinfachten Beispiele unterstellen, dass das jeweilige Gerät ab der Anschaffung betrieblich beziehungsweise beruflich verwendet und die einjährige Nutzungsdauer angewendet wird.

Fall	Bemessungsgrundlage	Möglicher Abzug im Anschaffungsjahr
Vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen kauft im Oktober ein Notebook für 1.785 Euro brutto	1.500 Euro netto	1.500 Euro AfA
Kleinunternehmer kauft einen Desktop-PC für 1.190 Euro brutto	1.190 Euro, da kein Vorsteuerabzug besteht	1.190 Euro AfA
Unternehmen kauft einen Monitor für 595 Euro brutto	500 Euro netto	500 Euro AfA nach der Ein-Jahr-Regel
Arbeitnehmer kauft ein Notebook für 1.200 Euro und nutzt es nachweisbar zu 75 Prozent beruflich	900 Euro beruflicher Anteil	900 Euro Werbungskosten

Der Kaufpreis allein bestimmt nicht, welcher Weg anzuwenden ist. Ein Notebook für 1.500 Euro netto überschreitet zwar die GWG-Grenze, kann als begünstigte Computerhardware aber dennoch über eine Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden. Bei einer Anschaffung im Dezember lässt die Verwaltungsregelung ebenfalls den vollständigen AfA-Betrag im Anschaffungsjahr zu.

Was gilt bei privater Mitbenutzung?

Wird der Computer auch privat genutzt, muss dies steuerlich berücksichtigt werden. Für Arbeitnehmer ist nur der beruflich veranlasste Anteil als Werbungskosten abziehbar. Der Nutzungsumfang muss nachvollziehbar dargelegt werden; geeignet sind beispielsweise Angaben zur Tätigkeit, zur vorhandenen privaten Hardware und zur zeitlichen Verwendung.

Bei Unternehmern hängt die Behandlung zusätzlich von der Zuordnung zum Betriebsvermögen ab. Bewegliche Wirtschaftsgüter, die zu mehr als 50 Prozent eigenbetrieblich genutzt werden, gehören vollständig zum notwendigen Betriebsvermögen. Bei einer betrieblichen Nutzung von mindestens 10 bis 50 Prozent ist eine Zuordnung zum gewillkürten Betriebsvermögen möglich. Liegt die betriebliche Nutzung unter 10 Prozent, gehört der Computer grundsätzlich zum Privatvermögen.

Wird ein gemischt genutzter Computer dem Betriebsvermögen zugeordnet, ist die private Nutzung als Entnahme zu berücksichtigen. Eine pauschale Kürzung der Abschreibung um einen geschätzten Privatanteil reicht deshalb nicht in jedem Fall aus. Die konkrete Buchung hängt von der Zuordnung und der Gewinnermittlungsart ab.

Dokumentation und typische Fehler

Die Ein-Jahr-Regel hebt die allgemeinen Aufzeichnungsanforderungen nicht auf. Das BMF verlangt, dass die betroffenen Wirtschaftsgüter in das zu führende Bestandsverzeichnis aufgenommen werden. Das gilt auch dann, wenn am Ende des Anschaffungsjahres kein Restbuchwert verbleibt. Bei einer Einnahmenüberschussrechnung sind die Vorschriften über AfA, GWG und Sammelposten ebenfalls zu beachten.

Für eine nachvollziehbare Behandlung sollten Rechnung, Anschaffungsdatum, technische Produktbezeichnung, betriebliche Verwendung, Vorsteuerstatus und gewählte Abschreibungsmethode dokumentiert werden. Bei gemischter Nutzung ist zusätzlich der Nutzungsanteil festzuhalten.

Besonders fehleranfällig sind folgende Punkte:

• Die einjährige Nutzungsdauer wird als gesetzliche Sofortabschreibung behandelt und das Gerät nicht im Bestandsverzeichnis erfasst.
• Der Bruttobetrag wird abgeschrieben, obwohl ein Vorsteuerabzug besteht.
• Smartphones, Netzwerkgeräte oder umfangreiche Servertechnik werden ohne Prüfung als begünstigte Computerhardware eingeordnet.
• Der private Nutzungsanteil oder die Zuordnung zum Betriebsvermögen bleibt unberücksichtigt.
• Ein Gerät wird in den Sammelposten aufgenommen und zugleich vollständig nach der Ein-Jahr-Regel abgeschrieben.
• Beim Verkauf eines vollständig abgeschriebenen betrieblichen Computers wird der Erlös nicht als Betriebseinnahme erfasst.

Fazit zu Abschreibung Computer

Für begünstigte Computerhardware und Software kann nach der Verwaltungsauffassung eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden. Der vollständige AfA-Abzug im Anschaffungsjahr wird auch bei einem Kauf gegen Jahresende nicht beanstandet. Eine Wertgrenze besteht dafür nicht. Die Regelung ist jedoch von GWG und Sammelposten zu unterscheiden und befreit nicht von der Erfassung im Bestandsverzeichnis.

Zunächst ist zu prüfen, ob die angeschaffte Hardware vom BMF-Schreiben erfasst wird. Danach bestimmen Vorsteuerabzug und private Nutzung die zutreffende Bemessungsgrundlage. Bei Paketkäufen, gemischter Verwendung oder komplexer IT-Infrastruktur sollte die Einordnung anhand des konkreten Sachverhalts erfolgen. Der Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.

Häufige Fragen

Quellen und Rechtsgrundlagen

• BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software
• § 7 EStG – Absetzung für Abnutzung oder Substanzverringerung
• § 6 Abs. 2 und 2a EStG – GWG und Sammelposten
• § 9b EStG – Behandlung der Vorsteuer
• § 9 EStG – Werbungskosten
• R 4.2 EStR – Abgrenzung des Betriebsvermögens